Die Frage, wie verantwortliche kirchliche und diakonische Stellen erweiterte Führungszeugnisse von Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen im datenschutzrechtlichen Sinn verarbeiten dürfen, ist in der Vergangenheit im staatlichen und kirchlichen Bereich immer wieder unterschiedlich beantwortet worden. Als BfD EKD haben wir bisher Meinung vertreten, dass verantwortliche Stellen die erweiterten Führungszeugnisse von Mitarbeitenden (in einem verschlossenen Briefumschlag) zur analogen Personalakte nehmen dürfen, ohne dass es sich dabei um einen Datenschutzverstoß handelt. Da für Ehrenamtliche keine Personalakten geführt werden, war man sich diesbezüglich schon immer einig, dass bei solchen erweiterten Führungszeugnissen lediglich die Einsichtnahme dokumentiert werden darf.

Nunmehr wurde mit Gesetz vom 4. Dezember 2022 ein neuer § 30 a Bundeszentralregistergesetzes (BZRG) in das Gesetz eingeführt.

Da § 30 a Abs. 3 BZRG lediglich von „Daten aus einem erweiterten Führungszeugnis“ spricht, darf das erweiterte Führungszeugnis (als solches oder eine Kopie davon) nach einhelliger Meinung somit nicht (mehr) verarbeitet werden. Außerdem dürfen die Daten aus einem erweiterten Führungszeugnis gemäß § 30 a Abs. 3 BZRG von der entgegennehmenden Stelle nur verarbeitet werden, soweit dies zur Prüfung der Eignung der Person für eine Tätigkeit, die Anlass zu der Vorlage des Führungszeugnisses gewesen ist, erforderlich ist. Die Daten sind zudem vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Sie sind unverzüglich zu löschen, wenn die Person die Tätigkeit, die Anlass zu der Vorlage des Führungszeugnisses gewesen ist, nicht (mehr) ausübt. Die Daten sind spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit zu löschen.

Vor diesem gesetzlichen Hintergrund darf zukünftig lediglich ein Sichtvermerk über die Einsichtnahme in ein erweitertes Führungszeugnis von Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen (wie bisher) erstellt werden und zu den Akten genommen werden. Für jede weitere Form der Verarbeitung, z. B. Ablage einer Kopie oder des Originals, besteht für die verantwortliche Stelle keine Rechtsgrundlage. Soweit sich derzeit noch erweiterte Führungszeugnisse in Akten befinden, sind diese datenschutzkonform zu vernichten.

Der Begriff der Vorlage in speziellen Rechtsgrundlagen, z. B. in § 72 a Abs. 1 SGB VIII, ist im Lichte von § 30 a Abs. 3 BZRG auszulegen.

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